LA EXPERIENCIA EN EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS



No importa si su ferretería es grande, mediana o pequeña, ésta requiere un adecuado control de inventarios, las estrategias y metodologías que han sido implementadas fueron reveladas a Revista FIERROS por los mismos propietarios y dependientes.

Debido a que uno de los bienes más preciados de una compañía se encuentra en el manejo de sus inventarios y las estrategias que sea capaz de implementar con respecto a ellos, Revista FIERROS consultó con tres ferreterías reconocidas por mantener un adecuado control de inventarios para sus negocios. Esto con el fin de dar a conocer experiencias exitosas en la administración de los productos, como también cada una de sus estrategias. Sistematización de cada uno de los procesos de la empresa, manejo de software para hacer seguimiento de la rotación de productos, o un adecuado control manual y tradicional de sus inventarios fueron las metodologías más efectivas elegidas por sus propietarios y técnicas que los han acompañado en su trayectoria comercial.

LA GRAN, HERNANDO HOROZCO & CIA

Trazabilidad en los movimientos, conteos aleatorios programados e informes continuos de rotación de inventarios son algunas de las estrategias que la Ferretería Hernando Orozco y Cía. ha implementado para el control eficaz de sus inventarios.Según Hernando Orozco Sánchez, Director Técnico Industrial de esta ferretería ubicada en Cali: “Son básicamente seis procesos los que se llevan a cabo continuamente en la ferretería Hernando Orozco. En primer lugar, cada cierto tiempo se hacen recorridos por los almacenes y se reubican los productos de acuerdo con su segmentación. Las bodegas se deben mantener siempre organizadas y limpias. Al mismo tiempo, la mercancía ocupa el espacio que se le ha asignado con anterioridad. De acuerdo con el tipo de producto se clasifica y se da una ubicación en bodega”.“No manejamos el acomodar los productos en el primer espacio libre; si no hay un lugar apropiado, se pasa para otra bodega el segmento completo de productos. Todos los días se deben contar mínimo cinco ítems y confirmar que los datos del software concuerden con los del inventario físico de la mercancía”, agrega.Ferretería Hernando Orozco, cuenta con cuatro bodegas, seguridad industrial, ferretería, empaquetaduras industriales y mostrador. En todas las bodegas han llevado a cabo una organización de acuerdo con la especialidad de cada producto, para que su búsqueda y seguimiento sea más efectivo.

Esa segmentación les ha permitido diseñar control de inventarios en cada uno de los procesos de la ferretería. “Como también somos distribuidores de diversas marcas para protección visual, hemos destinado una estantería para esa clase de productos; para protección respiratoria, otra; y así sucesivamente. Existe una persona que hace las entradas de mercancía, el encargado de bodega, una persona para inventarios y una auditora, quien se encarga de hacerle seguimiento a las inconsistencias encontradas en los inventarios aleatorios”, explica Sánchez.En la Ferretería existe un responsable para cada almacén, quien está a cargo del inventario del mismo. Cada inconsistencia que encuentra en los inventarios aleatorios se reporta para ser investigada y corregida.Además de llevar un control manual y supervisado de los inventarios, esta ferretería cuenta con SAP para pymes el cual incluye un MRP para ayudar a realizar las compras de los productos, de acuerdo con su movimiento histórico, compromisos y proyecciones.

EL CASO DE FERRETERIA NURUEÑA

Con más de 85 empleados y 55 años de trayectoria comercial como distribuidor mayorista e importador, Nurueña es una de las primeras compañías en Colombia que adoptó el sistema SAP Bussines One como su plataforma tecnológica. Según su Gerente Comercial, Jhon Harold Hernández, “se requería un mayor control sobre las ventas y la logística en una nueva etapa de expansión y crecimiento del negocio”.Nurueña utilizó un software local por más de 15 años. Sin embargo, según la empresa, “la dinámica del sector y un reto de reposicionamiento dentro del mercado obligaron a iniciar una revisión de alternativas que garantizaran integralidad de áreas en funcionamiento y continuidad en el tiempo”.

La versión para Pymes de SAP fue escogida como la mejor solución. La empresa consideró relevante que el software fuera el resultado de un desarrollo internacional con tecnología de punta y que había sido acondicionado para los países de Latinoamérica. Además, en Colombia SAP respalda su producto realizando las adaptaciones y actualizaciones exigidas localmente y de manera permanente.Para la implementación de la herramienta, Nurueña diseñó un plan en el que involucró activamente a todos los jefes de área como corresponsables del proyecto. Se ejecutó un trabajo previo de preparación y depuración de información y posteriormente se dio inicio al cronograma de trabajo, el cual duró 3 meses. “Se realizaron capacitaciones específicas para cada perfil de usuario, se hicieron simulaciones de operaciones en bases de prueba y se contó siempre con la asesoría permanente del partner local de SAP hasta el arranque en vivo”, declara la empresa. “Dos años y medio después del cambio, Nurueña ha superado las expectativas en cuanto a varios procesos, entre ellos control y manejo de inventarios, programación de compras, servicio al cliente y CRM, análisis financiero, seguimiento a procesos de ventas, etc”, destacan los voceros de la compañía.

ELÉCTRICOS FERRETERÍA LA GRAN 72 A

Ubicada en la Avenida Caracas con 71A-33 de Bogotá, esta ferretería mantiene dos fórmulas tradicionales que han acompañado por años a muchos ferreteros en Colombia. Debido a su práctica y la experiencia en esta profesión, se desarrolla un “sexto sentido” que permite conocer qué clase de productos se tienen en los inventarios y qué les hace falta.

No sin dejar de lado que llevan un control manual de qué productos entran, qué productos salen, además de saber, por medio de esta técnica, qué se tiene en bodega. Su dependiente Alejandro Chemas, quien lleva 20 años en este establecimiento, confía tanto en su percepción de los inventarios, como en el control manual que ha hecho de los mismos: “Todo lo que sale y entra lo anoto cuidadosamente; la persona que maneja la bodega de la ferretería hace un informe sobre qué productos están almacenados, su cantidad y el precio que representa cada producto. Ese informe lo recibimos y con eso verificamos que sí se requerían ciertos productos que, en la mente, ya sabíamos que faltaban”. La experiencia que se tiene en esta clase de ferreterías permite discernir el método más adecuado para manejar los inventarios. Sin embargo, se ha hecho más notoria la necesitad de llevar a cabo un control más cuidadoso de la mercancía que rota: “Es complicado recibir una capacitación de una metodología más nueva que permita realizar esta misma operación, pero no imposible”, afirma Chemas.