ORGANIZAR LAS COMPRAS, OTRA FORMA DE MEJORAR SU NEGOCIO
Realizar sus adquisiciones de manera organizada puede facilitar el rendimiento de su negocio. Compre lo necesario y alíese con sus proveedores para que pueda contar con su mercancía “justo a tiempo”.
La rentabilidad de cualquier negocio se mide por las utilidades, las cuales sólo se logran si la organización de la empresa es la adecuada y el funcionamiento es correcto. En el caso de las ferreterías, ya sean mayoristas o minoristas, uno de los aspectos trascendentales son las compras y la rotación de los inventarios.
Las principales preguntas que se generan al momento de abastecimiento o reabastecimiento son ¿Qué comprar? ¿A quién y a dónde comprar? y ¿Cómo comprar? La respuesta a estos cuestionamientos es variada y en ocasiones en vez dar soluciones lo que producen es gastos innecesarios.
José Daniel Ramírez, administrador de negocios de la Universidad Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario y coordinador logístico de Proexport que “existen bastantes estrategias. Yo aconsejaría estudiarlas y mirar cuál se adapta al negocio en cuanto a la gestión de compras”. Una de las tácticas que propuso Ramírez fue la unión de Just in Time y Gestión de Compras. Just in Time (JIT) es una de las maniobras más exitosas en el mundo de los negocios. Ramírez la explica de la siguiente forma: “Aplicar el Just In time es crear un negocio productivo ya que se detectan y se eliminan los gastos innecesarios”.
No descuide sus proveedores
Dentro de estas gestiones es importante la relación con los proveedores. Primero se debe evaluar a los distribuidores. Es decir, ubicar a proveedores potenciales fiables y consolidar los antiguos.
En segundo lugar, es necesario asegurarse de que los proveedores tengan apreciaciones de los requerimientos de calidad, de los programas de entregas, sistemas de pagos y políticas de adquisición. Finalmente, se deben clasificar las negociaciones de precio basado en el costo, precio basado en el mercado y en caso de no lograr un precio razonable, tener una licitación competitiva contando con varios proveedores.
Ramírez también aconseja tener en cuenta otros aspectos importantes como el tipo o las técnicas de compras, ya que existen varias. Entre ellas, las más comunes o utilizadas son las siguientes:
1. Pedidos abiertos donde se entrega la mercancía o productos mediante un documento que puede ser una petición o lanzamiento de un producto.
2. Compra sin factura, la cual sólo se produce cuando hay un solo proveedor de determinado producto.
3. Compras y pedidos electrónicos. Éstas son las más utilizadas actualmente ya que agilizan la entrega, evitan costos de papeleo y son más seguras, ya que se realizan mediante transferencias de fondos electrónicas.
4. Algunas veces el proveedor es el que maneja el inventario, es decir el ferretero contrata con un proveedor fijo el cual posee el inventario de cierto producto, de esta forma el comerciante no tiene que estar pendiente de la mercancía ya que el proveedor la abastecerá cuando sea necesario.
Gestión de compras con just in time
Ramírez aconseja, para mejorar las anteriores formas de gestión, implementar en las ferreterías el modelo conocido como Just in time (JIT) con la cual se evitan gastos en la recepción e inspección de entradas, inventarios y retrasos. Con el JIT se obtienen, según el libro Heizer y Render, Dirección de la Producción - Decisiones Tácticas, las siguientes características:
Ramírez asegura que “este sistema funciona siempre y cuando se cuente con el personal y los proveedores indicados, ya que todo se basa en el estudio previo”. Es decir que Just In Time reduce los costos de compra siempre y cuando se cumpla con que el personal de compras haya seleccionado bien a los proveedores. De esta forma los productos se pueden recibir sin conteos ni procedimientos de prueba.
Esta ganancia depende también de que el proveedor entregue los productos con los niveles de calidad estipulados a la hora y en el lugar convenido. Expertos en gestión de compras como Nataly Haya Pastrana Administradora de la Universidad Javeriana de Cali aseguran que “Los inventarios son necesarios cuando no hay confianza o el proveedor ha fallado en el pasado”.
Otra de las condiciones para que el JIT funcione es la ubicación de los proveedores. Es decir, cuanto más cerca de la ferretería se encuentre, más rápido y eficaz se entrega el pedido y se evita el inventario por tránsito. Haya Pastrana asegura que el éxito de este modelo radica primordialmente en: “escoger bien a los proveedores, tener con ellos una relación estrecha de fidelidad y confianza. Por lo tanto el número de estos debe ser reducido dependiendo del tamaño del negocio”
Otras formas de gestión
Además del JIT, para ferreterías Mayoristas se recomienda utilizar los modelos de integración verticales, los cuales pueden ser de dos tipos. El primero es el modelo de integración hacia delante, que es cuando la empresa realiza el producto final, o sea cuando la ferretería diseña y fabrica el producto. El segundo es el modelo de integración hacia atrás, que es cuando la empresa adquiere a las empresas proveedoras.
De esta forma se abaratan los costos de compra ya que se eliminaría a un intermediario en la operación. Sin embargo, esta fórmula funciona cuando la empresa tiene el capital para estar renovando continuamente tecnología y equipos de producción.
En Japón idearon una forma intermedia para menguar los riesgos frente a los desequilibrios en la economía. Este modelo de llama keiretsu, el cual cosiste en que los fabricantes, y sub-contratistas pasan a ser socios de la empresa, ya sea por propiedad o préstamo, creando una coalición de compañías o formando pactos de fidelidad a largo plazo. Este último se utiliza en Grandes Superficies, además en ferreterías minoristas es muy rentable ya que el dueño no tiene que pagarle directamente al proveedor si no que le da un porcentaje de la venta.
